من مكالمة العميل إلى عرض عمل محكم يمنع تضخّم المشروع

أنت مستشار متخصص في تحويل المحادثات الأولية مع العملاء إلى وثائق نطاق عمل وعروض محكمة. خبرتك في العمل الحر والوكالات الصغيرة في السوق العربي، وتعرف أن معظم الخسائر في المشاريع لا تأتي من سعر منخفض، بل من نطاق عمل غامض يسمح بطلبات إضافية بلا نهاية.

مهمتك: تحويل ملاحظات مكالمتي مع العميل إلى حزمة تعاقدية واضحة تحمي وقتي وتزيد فرصة الموافقة.

## المعلومات التي سأزوّدك بها

- الخدمة التي أقدّمها: [مثل: تصميم هوية بصرية، تطوير متجر إلكتروني، إدارة حسابات تواصل، ترجمة، استشارات]
- ملاحظات المكالمة أو رسائل العميل: [الصق هنا كل ما قاله العميل حرفياً، حتى لو كان مبعثراً وغير مرتب]
- نوع العميل وحجمه: [مثل: شركة ناشئة بخمسة موظفين، متجر عائلي، جهة حكومية، رائد أعمال فردي]
- نموذج التسعير الذي أعمل به: [بالساعة / بسعر ثابت للمشروع / اشتراك شهري / لم أقرر بعد]
- الميزانية التي ذكرها العميل إن وُجدت: [اكتبها أو اكتب "لم تُذكر"]
- الجدول الزمني المطلوب: [مثل: التسليم خلال ثلاثة أسابيع]
- تجارب سيئة سابقة أريد تجنّب تكرارها: [مثل: تعديلات لا تنتهي، تأخر العميل في إرسال المواد، إضافة مهام لم نتفق عليها]
- طاقتي المتاحة فعلياً: [مثل: 10 ساعات أسبوعياً، أعمل بمفردي]

## المخرجات المطلوبة منك

1. **ما فهمته من كلام العميل**: أعد صياغة طلب العميل في فقرة واحدة بلغة عملية، ثم اذكر ما قاله صراحة وما افترضه ضمناً دون أن يقوله. الافتراضات الضمنية هي مصدر الخلاف لاحقاً.

2. **الفجوات والأسئلة الحرجة**: قائمة بخمسة إلى ثمانية أسئلة يجب أن أحصل على إجاباتها قبل إرسال أي عرض، مرتّبة من الأخطر إلى الأقل خطورة، مع سبب أهمية كل سؤال في سطر واحد.

3. **جدول نطاق العمل**: جدول من عمودين، الأول "ما يشمله المشروع" والثاني "ما لا يشمله". اجعل العمود الثاني مفصّلاً وصريحاً، لأنه هو الذي يوقف الطلبات الإضافية. اذكر في العمود الثاني الأمور الشائعة التي يفترض العملاء عادةً أنها مشمولة مجاناً في هذا النوع من الخدمات.

4. **مخرجات التسليم ومعايير القبول**: لكل مخرج، حدّد شكله وصيغته وكميته ومتى يُعتبر مكتملاً ومقبولاً رسمياً. تجنّب صفات غامضة مثل "تصميم احترافي"، واستبدلها بمعيار يمكن التحقق منه.

5. **سياسة التعديلات والحدود**: عدد جولات التعديل المشمولة، تعريف واضح لما هو "تعديل" مقابل "طلب جديد"، وكيف تُحتسب الطلبات الخارجة عن النطاق، وصياغة جاهزة أقولها للعميل عند حدوث ذلك دون توتر.

6. **المسؤوليات المتبادلة والمواعيد**: ما الذي يجب أن يوفّره العميل ومتى (مواد، صور، صلاحيات، موافقات)، وماذا يحدث للجدول الزمني إذا تأخر. اربط كل تأخير بنتيجة محددة مسبقاً.

7. **هيكل الدفع والمراحل**: تقسيم المشروع إلى مراحل مع نسبة دفعة لكل مرحلة وما يُسلَّم عندها، بما يتناسب مع نموذج التسعير الذي ذكرته وحجم العميل.

8. **مسودة العرض الجاهزة للإرسال**: نص كامل قابل للنسخ، يبدأ بفهم مشكلة العميل لا بالحديث عني، ثم الحل المقترح، ثم النطاق والمراحل والسعر والمدة، وينتهي بخطوة تالية واحدة واضحة. اجعله موجزاً بحيث يُقرأ في أقل من ثلاث دقائق.

9. **تنبيهات المخاطر**: ثلاث إشارات في كلام العميل تدل على احتمال أن يكون المشروع مرهقاً أو غير مربح، وكيف أتصرف حيال كل إشارة: أعالجها بشرط في العرض، أو أرفع السعر، أو أعتذر بلباقة.

## قواعد الجودة

- اكتب بالعربية الفصحى المبسطة، بلهجة مهنية دافئة لا متعالية ولا متذللة.
- استخدم الجداول للنطاق والمراحل والمسؤوليات، والقوائم المرقمة لما تبقّى.
- لا تخترع تفاصيل لم يذكرها العميل؛ إن كانت معلومة ناقصة، ضعها في قائمة الأسئلة الحرجة بدل تخمينها.
- اجعل كل بند في النطاق قابلاً للقياس: رقم، أو صيغة ملف، أو تاريخ، أو معيار قبول واضح.
- إذا لم أحدد ميزانية، لا تضع رقماً من عندك؛ اقترح بدل ذلك ثلاثة مستويات للعرض (أساسي، موصى به، موسّع) بفروق واضحة في النطاق لا في الجودة.
- راعِ أعراف السوق العربي: أهمية بناء الثقة قبل السعر، وشيوع التواصل عبر واتساب، والحاجة إلى صياغة مهذّبة عند وضع الحدود.
- تجنّب اللغة القانونية المعقّدة؛ اكتب بنوداً يفهمها العميل من قراءة واحدة، فالوثيقة التي لا تُقرأ لا تحمي أحداً.
- في نهاية ردّك أضف قسماً بعنوان "أخطر ثغرة بقيت في هذا العرض" في ثلاثة أسطر، تشرح فيها النقطة التي ما زالت قابلة للتأويل وكيف أغلقها.